Welche Vorteile hat ein hochwertiges Seminarhotel?

Ob Workshop, Konferenz, Tagung oder eben ein Seminar, der Erfolg eines solchen Events hängt maßgeblich von der Location ab. Die muss für ein optimales Gelingen mehrere wichtige Kriterien erfüllen. Welche das sind und wodurch sich das perfekte Seminarhotel auszeichnet, klärt dieser Beitrag.

Auf eine vorteilhafte Lage achten

Die Lage spielt bei der Auswahl des Seminarhotels eine große Rolle. Die Location liegt im Idealfall so, dass sie von den Teilnehmern aus allen Richtungen und mit sämtlichen Verkehrsmitteln einfach und möglichst schnell erreicht werden kann. Planer sollten darum nicht nur auf eine gute Autobahnanbindung achten, sondern auch auf eine geringe Entfernung zum Bahnhof und zum Flughafen. Dadurch gestaltet sich die Anreise unkompliziert, und der zeitliche Aufwand hält sich für die Teilnehmer in Grenzen. Eine zu zentrale Lage kann jedoch ein Nachteil sein, weil dann eventuell mit Lärm und Unruhe zu rechnen ist. Beides könnte die Konzentration und die Erholung nach dem Tagesprogramm stören. Fazit: Ein hochwertiges Seminarhotel befindet sich in einer ruhigen Umgebung und bietet gleichzeitig eine optimale Verkehrsinfrastruktur.

Die Ausstattung der Seminarräume

Unabhängig vom Inhalt der Veranstaltung ist ein modernes technisches Equipment fast immer essenziell. Vor allem folgende Ausstattungsmerkmale werden häufig benötigt:

• Beamer
• Flipcharts / Whiteboards
• Mikrofone
• Pinn- und Leinwände
• Lautsprecher
• Videokonferenzsysteme
• Bildschirme
• Klimaanlage

Es versteht sich von selbst, dass alle Gerätschaften in einem einwandfreien Zustand sein müssen. Auch stabiles WLAN ist eine Grundvoraussetzung. Ebenso wichtig: Ausreichend Tageslicht, gute Belüftungsmöglichkeiten sowie ein freundliches Raumkonzept mit genügend Platz, in dem sich je nach Bedarf verschiedene Bestuhlungs-Varianten realisieren lassen. Die Möblierung sollte komfortabel, ergonomisch und praktisch sein.

Die Unterkünfte der Teilnehmer

Seminare erstrecken sich in der Regel über mehrere Tage und sind inhaltlich oft sehr anspruchsvoll. Das heißt, dass die Teilnehmer für die Freizeit einen ruhigen und gemütlichen Rückzugsort benötigen, an dem sie sich entspannen können. Klimatisierte Einzel- und Doppelzimmer mit einem eigenen Bad und einem schlichten, aber eleganten Ambiente tragen zur Erholung bei und vermitteln Wohlfühl-Atmosphäre. Viele Seminarhotels ermöglichen in den Zimmern auch das ungestörte und konzentrierte Weiterarbeiten, indem sie ihren Gästen einen Schreibtisch mit Stuhl zur Verfügung stellen: Im besten Fall sind beide Möbel ebenfalls ergonomisch. Sinnvoll ist zudem ein (Laptop-)Safe. Außerdem sollten ausreichend Steckdosen vorhanden sein, damit die Gäste ihre elektronischen Geräte aufladen können.

Verpflegung und Catering im Seminarhotel

Planer von Seminaren müssen natürlich auch das leibliche Wohl der Teilnehmer gewährleisten können. Ein hochwertiges Seminarhotel ist in dieser Hinsicht besonders flexibel und bietet bedarfsgerechte Catering-Optionen, die sich ganz nach der jeweiligen Veranstaltung richten. Beispiel: Während morgens der Fokus auf einem gesunden und ausgewogenen Frühstück liegt, trägt eine vollwertige Mahlzeit am Abend zur Zufriedenheit der Teilnehmer bei. Üblicherweise werden beide Mahlzeiten in einem Speiseraum eingenommen. Darüber hinaus stehen im Seminar- oder Pausenraum über den Tag verteilt verschiedene leichte Snacks sowie heiße und kalte Getränke zur Verfügung.

Wo wird die Pause verbracht?

Viele Seminarhotels verfügen über einen einladenden Pausenbereich, der den Teilnehmern zwischendurch die Möglichkeit gibt, kurz durchzuatmen und neue Kraft zu tanken. Meist ist dieser Bereich auch nur den Teilnehmern selbst vorbehalten, das heißt, andere Hotelgäste haben keinen Zugang. Apropos „durchatmen“: Idealerweise bietet dieser Bereich einen direkten Zugang nach draußen. Vielleicht in einen begrünten Innenhof, vielleicht aber auch auf eine Dachterrasse. Frische Luft beugt Müdigkeit vor und fördert die Konzentrationsfähigkeit. Auch Raucher wissen diese Möglichkeit zu schätzen.

Freizeitmöglichkeiten in der Umgebung

Zum Teil gestalten die Seminarteilnehmer ihre Freizeit selbst, oft werden aber auch gemeinsame Aktivitäten geplant. Damit jeder Teilnehmer auf seine Kosten kommt und sich keine Langeweile ausbreitet, bieten viele Seminarhotels entweder selbst verschiedene Angebote, oder sie sind so gelegen, dass in der Nähe interessante Unternehmungen möglich sind. Zu den hoteleigenen Angeboten gehören beispielsweise

• Schwimmbäder
• Wellness-Bereiche
• Sportmöglichkeiten und -kurse
• sowie hauseigene Fitnessstudios.

Attraktive Sehenswürdigkeiten in der Nähe und eine besonders schöne Natur sind ebenfalls Pluspunkte, welche die Freizeit der Teilnehmer bereichern und das Teambuilding durch gemeinsame Ausflüge fördern.

Ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis ist ein Muss

Gerade in der heutigen Zeit müssen Verantwortliche bei der Planung die Kosten im Blick behalten. Gute Seminarhotels bieten erfreulicherweise interessante Pauschalen, die verschiedene Pakete beinhalten können. Mal sind die Verpflegung, die Tagungstechnik und Freizeitangebote bereits im Preis inkludiert, mal auch die Übernachtung und andere Leistungen. Oft können Planer zwischen Pauschalen aus verschiedenen Kategorien auswählen: von Standard bis Premium. Man sollte sich die Angebote immer genau anschauen. Sind beispielsweise die Getränke bereits in der inkludierten Verpflegung enthalten? Was genau gehört zur Verpflegungspauschale: nur die Kaffeepause oder auch Frühstück, Mittag- und Abendessen? Muss die Miete für den Seminarraum separat bezahlt werden?

Wer all diese Punkte beachtet, findet das perfekte Seminarhotel, um der geplanten Veranstaltung einen würdigen Rahmen zu verleihen.